6 Tipps für eine gute Prozessbeschreibung
- Benutzen Sie Stichpunkte statt Fließtext.
- Formulieren Sie aktiv.
- Dokumentieren Sie Regelfälle, keine Sonderfälle.
- Ordnen Sie die Prozessschritte linear.
- Beschränken Sie sich auf 15 Prozessschritte.
Prozessbeschreibungen sind im Idealfall in die einzelnen Prozessschritte chronologisch gegliedert. Über jeden Prozessschritt liegen dabei die essentiellen Informationen vor. Dabei stehen Informationen zu Input und Output bereit und die "W-Fragen": Wer macht wann, was, womit und wie werden beantwortet.Eine Prozessbeschreibung umfasst u.a. die sachliche und zeitliche Aufgabenfolge, Aufgabenträger, Sachmittel und Informationen sowie Zeiten und Kosten eines Prozesses. Eine häufig genutzte Methode zur Darstellung einer Prozessbeschreibung ist ein Flussdiagramm oder auch die speziellere Variante Datenflussdiagramm.
Was ist eine Prozessbeschreibung : Eine Prozessbeschreibung enthält alle wichtigen Einzelschritte eines Prozesses. Die Darstellung kann man in einem Workflow sauber abbilden. Für jeden einzelnen Prozessschritt werden die In- und Outputs zugewiesen. Die Bindeschnittstellen zu anderen Prozessen werden im Workflow farbig hervorgehoben.
Wie detailliert muss eine Prozessbeschreibung sein
Der Zweck der Prozessbeschreibung gibt immer vor, wie detailliert ein Prozess beschrieben werden sollte. Achten Sie immer darauf, ein möglichst einfaches und verständliches Ablaufdiagramm zu erstellen. Es sollte möglich einfach visualisieren, wie der Soll-Prozess ablaufen muss, um seinen Zweck zu erfüllen.
Was ist der Unterschied zwischen Arbeitsanweisung und Prozessbeschreibung : Verfahrensanweisungen (oft auf Prozessbeschreibungen genannt) beschreiben komplexe Verfahren bzw. Prozesse und sind dabei teilweise abteilungsübergreifend relevant. Arbeitsanweisungen hingegen beschreiben konkrete Arbeiten bzw. Arbeitsschritte detailliert.
Während eine Prozessbeschreibung das "WAS" beschreibt, liefert eine Verfahrensanweisung einen Teil des "WIE". Prozessbeschreibungen sind grundsätzlich generisch und eher allgemeingültig auf einer Metaebene angesiedelt, während Verfahrensanweisungen einzelne Prozessschritte konkretisieren.
Sorgt dafür, dass wichtige Prozessinformationen nicht verlorengehen, wenn am Prozess beteiligte Mitarbeiter das Unternehmen verlassen. Hilft dabei, zu ermitteln, ob Prozesse effizient sind oder ob bestimmte Schritte überarbeitet/gestrichen werden müssen.
Wie soll eine Arbeitsanweisung aussehen
Eine Arbeitsanweisung stellt die verbindliche Regelung für die jeweiligen Arbeitsabläufe dar mit Angabe der Arbeitsmethode, des räumlichen und zeitlichen Ablaufs und der zu benutzenden Arbeitsmittel und Unterlagen. Arbeitsanweisungen müssen verständlich, konkret und eindeutig verfasst sein.Prozesse können entsprechend ihrer Merkmale in drei Prozessarten unterschieden werden: Steuerungsprozesse, Kernprozesse sowie Unterstützungsprozesse.10 Leitfragen zum Erstellen einer Arbeitsanweisung
- Wer erledigt die Arbeit Die Mitarbeitenden.
- Was muss getan werden Detaillierte Beschreibung der Tätigkeit.
- Wie wird gearbeitet
- Womit soll gearbeitet werden
- Wofür wird gearbeitet
- Wo wird gearbeitet
- Wieviel wird gebraucht
- Wie lange soll es dauern
Die Kernprozesse (Core Prozesse) einer Organisation sind häufig der Entwicklungsprozess (Produkt und/oder Prozessentwicklung), die Produktion (Produktionsplanung und Steuerung), Vertrieb und der Einkauf.
Was gibt es für Prozessmodelle : Arten von Prozessmodellen
- Aktivitätsprozessmodelle.
- Detaillierte Prozessmodelle.
- Dokumentenstruktur.
- SIPOC-Diagramme.
- Gerendertes Prozessmodell.
- Verantwortungsbereichsdiagramme (oder funktionsübergreifende Diagramme)
- Wertschöpfungskettendiagramme.
- Wertstromanalysen.
Was sollte in einer Arbeitsanweisung drin stehen : Sie beschreibt detailliert und für den Ausführenden (Anwender) verständlich, verbindlich und verpflichtend, wann, wo und auf welche Art eine Arbeit/Tätigkeit (was) auszuführen ist. Sie besitzt häufig den Charakter einer Checkliste. Falls erforderlich werden Schutzbestimmungen in Arbeitsanweisungen benannt.
Was ist ein Kernprozess Beispiel
Kernprozesse eines Automobilherstellers wären beispielsweise der Produktionsprozess „Autos produzieren“ oder der Marketingprozess. Unterstützende Prozesse wären dabei beispielsweise Buchhaltung oder Personalwesen. Managementprozesse wären beispielsweise Prozesse der Geschäftsführung oder des Qualitätsmanagements.
Eines der bekanntesten Werkzeuge, um Prozesse abzubilden und Workflows darzustellen, ist Microsoft Visio aus dem Hause Microsoft. Mit diesem Tool können Flussdiagramme einfach und schnell abgebildet werden.Wir haben bewusst versucht, eine allzu große Überschneidung zwischen den Prozessanalyse Tools und diesen Prozessmanagement Tools zu vermeiden.
- Celonis. Celonis ist insbesondere für das Process Mining interessant.
- Camunda.
- AristaFlow.
- Microsoft Visio.
- IGrafix.
- linqi.
Wie kann man Prozesse automatisieren : Mit dieser Schritt-für-Schritt-Anleitung kann so gut wie jeder Prozess automatisiert werden.
- Schritt 1: Prozess analysieren.
- Schritt 2: Prozess definieren.
- Schritt 3: Automatisierungs-Tool wählen.
- Schritt 4: Finanzierung klären.
- Schritt 5: Prozess kontrollieren.
- Schritt 6: Mitarbeiter entlasten statt entlassen.